为充分利用档案馆有限的阅档条件，发挥馆藏毕业生档案资源最大效用，确保馆藏档案安全，根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》及《山西师范大学档案管理办法》，特制定本查档办法。

一、毕业生查档类型

1.学生登记表（自2021年开始馆藏）

2.录取新生名册

3.在校期间成绩单

4.毕业生登记表（自2018年开始馆藏）

5.毕业、学位花名册

二、个人提供材料

1.身份证

2.单位公函（写明查档人生源地、专业、入学和毕业年份，查档原因及内容，联系人及电话，加盖公章）

3.毕业证和学位证复印件

4.查档审批表（档案馆主页下载）

5.委托书（委托他人办理时提供；档案馆主页下载）

三、办理查档流程

1.阅读查档须知

2.提供相关查档材料

3.填写查档审批表

4.所在部门/学院意见（签字盖章）

5.档案馆意见（负责人签字）

四、办理地点、方式及结果

1.办理地点：山西师范大学南校区行政北楼一层113室

2.办理方式： ①个人办理

②委托他人办理

③远程办理（正在建设中）

3.办理结果：复印件注明“此件复印于原件”，加盖档案馆公章。