山西师范大学学生档案管理办法（试行）
晋师校字〔2011〕6号
2011.02.10
为了进一步加强学生档案管理工作，实现学生档案管理标准化、规范化、科学化，不断提高学生档案管理工作水平，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据国家有关法律法规以及学生管理工作的规定，结合我校实际，特制定本办法。
一、组织领导
学生档案管理工作在学校分管档案工作的校领导直接领导下进行；各相关单位主要负责人和各学院学生工作领导组组长负责本单位学生档案相关事项。
二、学生档案管理部门职责
学生档案由学校档案馆学生档案室负责统一管理，其主要职责是：根据学生处、教务处提供的新生花名册，统一制作档案袋，按时建立新生档案；及时收集、整理在校期间形成的零散材料归档；热情接待校内外查阅档案人员；安全迅速、准确无误地转递毕业生档案；做好学生档案的安全、保密、保管工作等。
三、学生档案的收集范围
1、新生入学档案材料：
（1）统招生：a、山西省考生：高中档案；高考档案，即普通高等学校招生考生报名登记表、普通高等学校招生考生体检表、普通高等学校招生全国统一考试试卷；b、外省考生：以考生所在省份的高考档案材料为准。
（2）对口升学学生：对口升学考生情况登记表和对口升学招生考生体检表；职业高中或中专档案材料（以考生考前所在学校的档案材料为准）。
上述两类新生入学后，再交回高考准考证、高考录取通知书、学生基本信息登记表、报到通知单以及参加党、团组织的材料与高中档案、高考档案一并归档。
（3）专升本学生：a、专科档案材料（以原学校的档案材料为准）；b、专升本档案材料：山西省普通高校专升本考生报考登记表和山西省普通高校专升本选拔考试考生体检表。
2、在校期间形成的档案材料：毕业生登记表、毕业生资格审查表、成绩总表、教育实习鉴定表、毕业论文鉴定表（三份）、普通话水平测试申报考核表、体检表、学生体质健康标准登记卡（专科学生无毕业论文鉴定表和学生体质健康标准登记卡）、国家助学贷款学生诚信记录表、在校期间获得的各类奖惩材料和参加党、团组织的材料等。
3、其他需要归档的材料。
四、学生档案的收集与归档
1、新生入学档案材料的收集与归档：新生档案由各班辅导员收集后，在档案馆网页下载并按要求填写《新生档案接受登记表》，对档案袋中所装材料逐一进行认真登记，对要求存档而没有的材料要做好记录并及时催回。每年12月底前，辅导员必须将复查合格的新生档案按学号顺序排列好，并在档案袋的左下角标明“学院、班级、学号、姓名”，连同《新生档案接受登记表》一并送交档案馆学生档案室归档，移交时要严格履行签字手续。
2、零散档案材料的收集与归档：在校期间形成的学籍档案材料、各类奖惩材料、党团材料等，要由材料形成单位安排专人，按学院、班级、学号顺序整理好，连同移交目录，及时送交档案馆学生档案室归档。
3、毕业生档案材料的收集与归档：各学院要在毕业生离校之前半个月之内，按照归档材料范围认真核对，按班级、学号顺序整理好，连同移交目录，及时送交档案馆学生档案室归档。
4、归档材料必须符合下列要求：（1）归档材料一般不得使用复印件；（2）凡归档材料应完整、齐全，需要盖章的地方必须盖章，需要个人署名时必须署名，并注明形成材料的日期；（3）学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名一致，各种表格上的姓名、出生年月一致。（4）归档材料用计算机打印或用中性笔、蓝黑墨水填写，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水填写。
五、学生档案的查（借）阅
1、凡到档案馆查阅学生档案者，须持各学院及有关部门介绍信，写明查阅理由，主管领导签字，并在档案馆学生档案室填写《查阅学生档案登记表》方能查阅，学生不得查阅。
2、外单位因公需要查阅学生档案，要凭《查阅档案介绍信》，经档案馆馆长批准，并填写《查阅学生档案登记表》方能查阅。
3、学生办理公证、复印有关证明材料和复印成绩等，须凭学校发的有效证件，持有关部门索要相关材料证明信，方可办理。
4、学生档案只能在档案馆学生档案室查阅，没有特殊情况，一般不得外借。确因工作需要外借者，要严格办理审批、登记手续，并按规定期限归还。
5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、损坏、抽取、撤换档案材料。
六、学生档案的转递
1、本、专科毕业生调档根据就业报到证和毕业生就业指导中心提供的派遣发档名册调档；如因特殊情况需要自带档案者，必须持毕业证、就业报到证，方可调档。
2、特殊情况可凭有用人自主权的行政、事业、企业单位的调档函，在毕业生就业指导中心备案后调档；在中外合资企业、私营企业、民营企业、民办学校工作的毕业生，可凭单位所在地人才交流服务中心的调档函，在毕业生就业指导中心备案后调档。
3、专科毕业生未就业参加本科升学考试被录取者，需持专科毕业证书、本科录取通知书的原件和复印件调档。
4、在校生因转学、退学等原因调档，需持相关材料和教务处出具的离校通知单（所有公章齐全）及复印件调档。
5、考取研究生的学生根据调档函（需附有详细的转递地址），分别由毕业生就业指导中心、国家助学贷款管理中心、计财处签字、盖章后方可调档；需两次调档的考研学生，第二次持研究生录取通知书原件和复印件，在档案材料齐全的情况下方可调档。
