晋师校字〔2011〕4号

2011.02.10

为规范教职工人事档案的管理，提高教职工人事档案使用效益，根据省委组织部有关规定，结合我校实际情况，对我校教职工人事档案的查（借）阅、转递作如下规定：

一、查阅事由[HT]

1、凡涉及教职工本人入党、出国、任免、考察、审查、调动、离退休、组织处理、福利待遇、治丧等事宜，需要了解情况时，可查阅人事档案。

2、与他人案件有密切关系，而该同志已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅其档案取得证明材料的，可允许查阅。

3、编写史志、撰写人物传记等，一般不得查阅人事档案，可直接向本人采访，如该同志已死亡或因年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历和自传材料。

4、公安、检察院、法院、国家安全部门等，因工作需要可以查阅人事档案。

二、查阅、外借、转递手续及审批权限

1、需查阅教职工档案的单位首先填写《查阅教职工人事档案审批表》，由查阅单位主管领导签署意见，并加盖公章，根据查阅事由，经人事处长或组织部长审批，档案馆长同意后方可查阅。

2、教职工档案不允许个人外借。人事处和组织部因工作需要必须借出使用时，要详细填写《借阅教职工人事档案审批表》，根据借阅事由，经人事处长或组织部长审批、档案馆长同意，并严格履行登记手续，借出时间一般不超过一周，特殊需要可适当延长，但最长不超过两周。

3、外单位查阅本校管理的教职工人事档案，要凭《查阅档案介绍信》和本人工作证，填写《查阅教职工人事档案审批表》，根据查阅事由，经学校人事处长或组织部长审批、档案馆长同意后方可查阅。

4、因工作调动或升学需转递档案者，须凭人事处出具的调档函，经人事处长签字，档案馆长同意后方可办理。

5、转递教职工档案，由档案馆人事档案室通过机要交通转递或派专人递送，不准邮寄或交本人自带。

三、注意事项

1、查阅教职工人事档案时，要求查阅单位派两名中共正式党员干部并携带本人工作证。

2、查阅教职工档案人员要在指定地点阅档，不准向无关人员泄露档案内容。

3、查阅教职工档案人员要爱护档案，不准对档案材料划圈、批注、涂改、折叠、损坏，不准将档案拆散。阅档时严禁吸烟。

4、未经人事处长签字、档案馆长同意，一律不得复制人事档案材料。

5、查（借）阅档案必须实行回避制，任何人不得查（借）阅本人及其亲属的档案，违规者要严肃处理。

6、借出使用单位，对档案要妥善保管，严格保密，不得将档案与本人见面，不得转借他人，不得复制，违规者要严肃处理。

本规定自下发之日起施行，以往与本规定不一致的以本规定为准。